Avant une première mobilité Erasmus+, de nombreux établissements se posent la même question : que finance réellement la subvention ? La réponse est plutôt rassurante. Le financement Erasmus+ pour l’enseignement et la formation professionnels (EFP) repose sur des postes budgétaires clairs, calculés pour la plupart sous forme de coûts unitaires. Une fois ce fonctionnement compris, organiser un stage de groupe à l’étranger devient beaucoup plus simple. Cet article propose une vue d’ensemble ; nous vous conseillons de toujours consulter le Guide du programme de l’année de votre appel et les consignes de votre Agence nationale.

Qui reçoit la subvention

Dans la mobilité EFP, la subvention est attribuée à l’organisme d’envoi : le lycée, le CFA ou l’organisme de formation qui dépose la candidature, dans le cadre d’un projet accrédité (KA121) ou d’un projet de courte durée (KA122). C’est lui qui gère le budget et décide de l’organisation de la mobilité, y compris des services confiés à un partenaire d’accueil ou intermédiaire à l’étranger.

Il faut garder à l’esprit que la subvention est une contribution aux coûts. La plupart des postes sont versés sous forme de coûts unitaires par participant, par jour ou par tranche de distance, et non sur justificatifs de dépenses. La gestion en est allégée, mais une bonne planification reste indispensable.

Les principaux postes budgétaires

Le Guide du programme prévoit plusieurs postes pour les apprenants et le personnel de l’EFP. Les plus utilisés par les établissements sont :

Voyage : une contribution au trajet aller-retour, selon la distance entre le lieu de départ et celui d’arrivée, avec un taux plus élevé pour le voyage écoresponsable (train, bus).
Soutien individuel : une contribution journalière aux frais de séjour, comme l’hébergement, les repas et les transports locaux. Le montant dépend du groupe de pays d’accueil et du statut du participant, apprenant ou membre du personnel.
Soutien organisationnel : un coût unitaire par participant pour la préparation, le tutorat, le suivi et l’évaluation de la mobilité, couvrant les frais de l’organisme d’envoi comme de l’organisme d’accueil.
Soutien à l’inclusion : un financement complémentaire pour les participants ayant moins d’opportunités, en partie sous forme de coût unitaire pour l’organisme et en partie en coûts réels pour des besoins spécifiques.
Coûts exceptionnels : des coûts réels pour les visas, les vaccins ou des voyages particulièrement onéreux, généralement soumis à approbation.

Préparation linguistique et autres soutiens

La maîtrise de la langue change beaucoup la qualité d’un stage. Les participants ont en principe accès à la plateforme de soutien linguistique en ligne d’Erasmus+. Lorsque celle-ci ne propose pas la langue ou le niveau nécessaires, un soutien linguistique peut être financé sous forme de coût unitaire, avec un soutien renforcé pour les apprenants en mobilité longue ErasmusPro.

D’autres postes peuvent également être utiles :

Visites préparatoires : le personnel peut se rendre sur place en amont pour rencontrer les partenaires et vérifier l’organisation.
Accompagnateurs : les enseignants ou autres adultes qui accompagnent les apprenants, notamment mineurs ou ayant des besoins particuliers, peuvent bénéficier d’un soutien au voyage et d’un soutien individuel.
Frais de cours : pour le personnel qui suit une formation structurée à l’étranger.

Mobilité courte et mobilité longue

Les apprenants de l’EFP peuvent partir en mobilité courte de 10 à 89 jours, ou en mobilité longue ErasmusPro de 90 jours à un an. Les postes sont les mêmes, mais le budget global varie selon la durée. Le soutien individuel, par exemple, est calculé par jour, tandis que le soutien organisationnel et le voyage obéissent à d’autres règles. Pour comparer des options, regardez l’ensemble du budget plutôt qu’une seule ligne.

Conseils pratiques pour construire votre budget

Téléchargez le Guide du programme en vigueur et les consignes de votre Agence nationale avant de commencer : règles et taux évoluent chaque année.
Associez chaque service nécessaire (hébergement, transferts, stages, cours d’espagnol, activités) au poste budgétaire qui le finance.
Privilégiez le voyage écoresponsable lorsque c’est réaliste : il peut améliorer la contribution au voyage et répond aux priorités d’Erasmus+.
Conservez une trace claire de la participation, de l’assiduité et des acquis d’apprentissage, car les coûts unitaires dépendent de la réalisation effective des activités.
Précisez par écrit avec votre partenaire d’accueil ce qui est inclus, afin d’éviter toute surprise.

Bien comprendre la subvention dès le départ vous permettra aussi d’échanger sereinement avec la direction et les familles.

Comment Koyot Agency vous accompagne

Koyot Agency travaille avec des établissements scolaires et des organismes de formation professionnelle de toute l’Europe pour transformer une subvention Erasmus+ en un séjour bien organisé à Valence. Nous organisons les stages, l’hébergement en famille d’accueil, en résidence ou en appartement, les transferts et les transports locaux, les cours d’espagnol à Koyot Academy, les programmes culturels et les visites professionnelles, avec un coordinateur dédié pour chaque groupe. Nous vous aidons volontiers à adapter le programme au budget prévu. Découvrez nos services de mobilité et préparez votre prochain projet en toute confiance.