Voor veel scholen is de grootste vraag vóór een eerste Erasmus+-mobiliteit een eenvoudige: wat betaalt de subsidie eigenlijk? Het antwoord is geruststellend. De Erasmus+-financiering voor beroepsonderwijs en -opleiding is opgebouwd rond duidelijke budgetcategorieën, waarvan de meeste worden berekend als vaste eenheidskosten. Zodra u begrijpt hoe deze categorieën werken, wordt het plannen van een groepsstage in het buitenland veel overzichtelijker. Dit artikel geeft een algemeen overzicht; controleer altijd de programmagids van het jaar van uw oproep en de richtlijnen van uw nationaal agentschap.

Wie ontvangt de subsidie

Bij mobiliteit in het beroepsonderwijs wordt de subsidie toegekend aan de uitzendende organisatie: de school, het opleidingscentrum of de opleider die de aanvraag doet, via een geaccrediteerd project (KA121) of een kortlopend project (KA122). De uitzendende organisatie beheert het budget en beslist hoe de mobiliteit wordt georganiseerd, inclusief welke diensten ze afneemt van een ontvangende of bemiddelende partner in het buitenland.

Het helpt om te onthouden dat de subsidie een bijdrage in de kosten is. De meeste categorieën worden uitbetaald als eenheidskosten per deelnemer, per dag of per afstandsklasse, in plaats van als terugbetaling van bonnetjes. Dat houdt de administratie lichter, maar betekent ook dat een goede planning belangrijk is.

De belangrijkste budgetcategorieën

De programmagids beschrijft verschillende categorieën voor lerenden en personeel in het beroepsonderwijs. De categorieën die scholen het vaakst gebruiken zijn:

Reiskosten: een bijdrage in de heen- en terugreis, gebaseerd op de afstand tussen de plaats van vertrek en de plaats van bestemming, met een hoger tarief voor groen reizen zoals met de trein of de bus.
Individuele ondersteuning: een dagelijkse bijdrage in de verblijfskosten, waaronder accommodatie, maaltijden en lokaal vervoer. De tarieven hangen af van de landengroep van bestemming en van de vraag of de deelnemer een lerende of een personeelslid is.
Organisatorische ondersteuning: een eenheidsbedrag per deelnemer voor het voorbereiden, begeleiden, monitoren en opvolgen van de mobiliteit, ter dekking van de kosten van zowel de uitzendende als de ontvangende organisatie.
Inclusieondersteuning: extra financiering voor deelnemers met minder kansen, deels als eenheidsbedrag voor de organisatie en deels als werkelijke kosten voor specifieke behoeften.
Uitzonderlijke kosten: werkelijke kosten voor zaken als visa, vaccinaties of bijzonder dure reizen, meestal na goedkeuring.

Taalvoorbereiding en andere ondersteuning

Taalvaardigheid maakt een echt verschil voor de kwaliteit van een stage. Deelnemers hebben normaal gesproken toegang tot het platform Erasmus+ Online Language Support. Als dat de benodigde taal of het benodigde niveau niet aanbiedt, kan taalondersteuning worden gefinancierd als eenheidsbedrag, met extra ondersteuning voor langlopende ErasmusPro-deelnemers.

Ook andere categorieën kunnen relevant zijn:

Voorbereidende bezoeken: personeel kan de bestemming vooraf bezoeken om partners te ontmoeten en afspraken te controleren.
Begeleiders: docenten of andere volwassenen die lerenden begeleiden, vooral minderjarigen of deelnemers met extra behoeften, kunnen reiskosten en individuele ondersteuning ontvangen.
Cursusgeld: voor personeel dat deelneemt aan gestructureerde opleidingen in het buitenland.

Kortlopende en langlopende mobiliteit

Lerenden in het beroepsonderwijs kunnen deelnemen aan kortlopende mobiliteit van 10 tot 89 dagen of aan langlopende ErasmusPro-mobiliteit van 90 dagen tot een jaar. Dezelfde categorieën zijn van toepassing, maar het totale budget verandert uiteraard met de duur. Individuele ondersteuning wordt bijvoorbeeld per dag uitbetaald, dus een langer verblijf levert een hogere subsidie op, terwijl organisatorische ondersteuning en reiskosten anders worden berekend. Kijk bij het vergelijken van opties naar het totale pakket in plaats van naar één regel.

Praktische tips voor het plannen van uw budget

Download de actuele programmagids en de richtlijnen van uw nationaal agentschap voordat u begint, want regels en tarieven worden elk jaar bijgewerkt.
Koppel elke dienst die u nodig hebt (accommodatie, transfers, stageplaatsen, taallessen, activiteiten) aan de budgetcategorie die ervoor betaalt.
Reis groen waar dat realistisch is: dat kan uw reiskostenbijdrage verhogen en past bij de prioriteiten van Erasmus+.
Houd deelname, aanwezigheid en leerresultaten goed bij, want eenheidskosten hangen af van activiteiten die daadwerkelijk plaatsvinden.
Leg schriftelijk met uw ontvangende partner vast wat er is inbegrepen, zodat er later geen verrassingen zijn.

Als u de subsidie vroeg begrijpt, kunt u ook met meer vertrouwen praten met de schoolleiding en met gezinnen, en uitleggen wat studenten kunnen verwachten.

Hoe Koyot Agency kan helpen

Koyot Agency werkt met Europese scholen en beroepsopleidingen om een Erasmus+-subsidie om te zetten in een goed georganiseerd verblijf in Valencia. We regelen stages, gastgezinnen, residenties of appartementen, transfers en lokaal vervoer, Spaanse lessen bij Koyot Academy, culturele programma’s en bedrijfsbezoeken, met een vaste coördinator voor elke groep. We helpen u graag om uw programma af te stemmen op het budget dat u hebt gepland. Ontdek onze mobiliteitsdiensten en bereid uw volgende project met vertrouwen voor.