Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 28 september 2026

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is Susan Torosyan, handelend onder de naam Koyot Agency (“Koyot Agency”, “wij”).

• NIF: Y7234226G
• Adres: Calle Santísimo Cristo de la Fe, 19, 46920 Mislata, Valencia, Spanje
• E-mail: info@koyotagency.com
• Telefoon: +34 673 666 116

Voor vragen over uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via info@koyotagency.com.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Afhankelijk van hoe u met ons in contact komt, verwerken we de volgende categorieën gegevens:

• Websitebezoekers: technische gegevens zoals IP-adres, browsertype en bezochte pagina’s, en cookiegegevens volgens uw cookiekeuzes.
• Mensen die contact met ons opnemen: naam, organisatie, land, e-mailadres, telefoonnummer en de informatie die u deelt via het aanvraagformulier of per e-mail.
• Scholen, coördinatoren en partnerorganisaties: zakelijke contactgegevens en de informatie die nodig is om een mobiliteitsprogramma voor te bereiden en te beheren.
• Deelnemers aan een mobiliteitsprogramma (studenten en begeleidend personeel): identificatie- en contactgegevens, geboortedatum, studierichting, taalniveau, reisgegevens, noodcontacten en, waar nodig om het verblijf veilig te organiseren, informatie zoals allergieën, dieetwensen of relevante gezondheidsinformatie.
• Stagebedrijven en lokale partners: zakelijke contactgegevens van contactpersonen.

Gegevens van deelnemers worden normaal gesproken aan ons verstrekt door de uitzendende school of organisatie, die verantwoordelijk is voor het informeren van de deelnemers en, bij deelnemers jonger dan 18, hun ouders of wettelijke voogden.

3. Waarom gebruiken we uw gegevens en op welke rechtsgrond?

• Om aanvragen te beantwoorden en voorstellen op te stellen: maatregelen op uw verzoek voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst (art. 6, lid 1, onder b AVG).
• Om mobiliteitsprogramma’s te organiseren en uit te voeren, inclusief stagebemiddeling, accommodatie, transfers, taalcursussen, activiteiten en begeleiding ter plaatse: uitvoering van de overeenkomst met de uitzendende organisatie (art. 6, lid 1, onder b) en ons gerechtvaardigd belang om de dienst veilig te verlenen (art. 6, lid 1, onder f).
• Om gezondheids- of dieetinformatie te verwerken die nodig is voor de veiligheid en het welzijn van deelnemers: uitdrukkelijke toestemming (art. 9, lid 2, onder a) of, in een noodsituatie, de bescherming van vitale belangen (art. 9, lid 2, onder c).
• Om te voldoen aan boekhoudkundige, fiscale en andere wettelijke verplichtingen (art. 6, lid 1, onder c).
• Om foto’s of getuigenissen van deelnemers te publiceren: alleen met voorafgaande toestemming (art. 6, lid 1, onder a); voor minderjarigen de toestemming van een ouder of wettelijke voogd.
• Om per e-mail nieuws of informatie over onze diensten te sturen: uw toestemming of, bij bestaande zakelijke contacten, ons gerechtvaardigd belang. U kunt zich op elk moment afmelden.
• Om de website veilig te houden en te begrijpen hoe ze wordt gebruikt: ons gerechtvaardigd belang en, voor niet-essentiële cookies, uw toestemming.

4. Met wie delen we uw gegevens?

We delen gegevens alleen wanneer dat nodig is voor de bovenstaande doeleinden:

• Stagebedrijven, aanbieders van accommodatie (zoals gastgezinnen en residenties), vervoerders en aanbieders van activiteiten die bij het programma betrokken zijn.
• Koyot Academy, voor taalcursussen.
• Verzekeraars, artsen of hulpdiensten, wanneer dat nodig is.
• IT- en dienstverleners die ons ondersteunen, zoals websitehosting, e-mail- en formulierdiensten, op basis van een verwerkersovereenkomst.
• Overheidsinstanties, wanneer de wet dat vereist.

We verkopen geen persoonsgegevens.

5. Internationale doorgifte

Sommige van onze IT-leveranciers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. In dat geval zorgen we voor passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

6. Hoe lang bewaren we uw gegevens?

• Aanvragen die niet tot een programma leiden: tot 12 maanden na ons laatste contact.
• Programmagegevens: zolang het programma duurt en daarna zolang nodig is om aan wettelijke verplichtingen te voldoen en eventuele claims af te handelen.
• Gezondheidsinformatie: verwijderd zodra het programma is afgelopen, tenzij ze nodig is om een incident af te handelen.
• Foto’s en getuigenissen: tot de toestemming wordt ingetrokken.
• Boekhoudkundige en fiscale gegevens: gedurende de termijnen die de Spaanse wet voorschrijft.

7. Uw rechten

U hebt het recht op inzage in uw persoonsgegevens, op rectificatie of verwijdering, op beperking van of bezwaar tegen de verwerking, op overdraagbaarheid van gegevens en om uw toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit gevolgen heeft voor de verwerking vóór de intrekking.

Om uw rechten uit te oefenen, mailt u naar info@koyotagency.com. We kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen. Als u vindt dat uw rechten niet zijn gerespecteerd, kunt u een klacht indienen bij de Spaanse toezichthouder (Agencia Española de Protección de Datos, www.aepd.es) of bij de toezichthouder in uw eigen land.

8. Minderjarigen

Onze diensten zijn gericht op scholen en organisaties. Het aanvraagformulier is bedoeld voor volwassenen die namens een organisatie handelen. Gegevens van deelnemers jonger dan 18 worden verwerkt op basis van de informatie en toestemmingen die de uitzendende organisatie bij ouders of wettelijke voogden heeft verzameld.

9. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang, en we geven alleen toegang aan mensen die die voor hun werk nodig hebben.

10. Cookies

Onze website gebruikt cookies. Meer informatie en de mogelijkheid om uw voorkeuren te wijzigen vindt u in ons cookiebeleid en in de cookiebanner.

11. Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit beleid bijwerken wanneer onze diensten of de wet veranderen. De datum bovenaan geeft de meest recente versie aan.