Antes de su primera movilidad Erasmus+, muchos centros educativos se plantean la misma pregunta: ¿qué cubre realmente la subvención? La respuesta es tranquilizadora. La financiación Erasmus+ para la formación profesional (FP) se organiza en partidas claras, la mayoría calculadas mediante costes unitarios. Cuando se entiende cómo funcionan, planificar unas prácticas en grupo en el extranjero resulta mucho más sencillo. Este artículo ofrece una visión general; le recomendamos consultar siempre la Guía del Programa de la convocatoria correspondiente y las indicaciones de su Agencia Nacional (en España, el SEPIE).

Quién recibe la subvención

En las movilidades de FP, la subvención se concede a la organización de envío: el instituto, centro o entidad de formación que presenta la solicitud, ya sea con un proyecto acreditado (KA121) o con un proyecto de corta duración (KA122). Es esta organización la que gestiona el presupuesto y decide cómo organizar la movilidad, incluidos los servicios que contrata con un socio de acogida o intermediario en el país de destino.

Conviene recordar que la subvención es una contribución a los costes. La mayoría de las partidas se abonan como costes unitarios por participante, por día o por tramo de distancia, y no como reembolso de facturas. Esto simplifica la gestión, pero hace que una buena planificación sea esencial.

Las principales partidas presupuestarias

La Guía del Programa establece varias partidas para alumnado y personal de FP. Las más utilizadas por los centros son:

Viaje: contribución al trayecto de ida y vuelta según la distancia entre el lugar de origen y el de destino, con una tarifa superior para el viaje sostenible, como el tren o el autobús.
Apoyo individual: contribución diaria a los gastos de estancia, como alojamiento, comidas y transporte local. El importe depende del grupo de países de destino y de si el participante es alumno o miembro del personal.
Apoyo organizativo: coste unitario por participante para la preparación, tutoría, seguimiento y evaluación de la movilidad, que cubre gastos tanto de la organización de envío como de la de acogida.
Apoyo a la inclusión: financiación adicional para participantes con menos oportunidades, en parte como coste unitario para la organización y en parte como costes reales para necesidades concretas.
Costes excepcionales: costes reales de visados, vacunas o viajes especialmente caros, normalmente sujetos a aprobación.

Preparación lingüística y otros apoyos

El idioma influye mucho en la calidad de unas prácticas. Los participantes suelen tener acceso a la plataforma de Apoyo Lingüístico en Línea de Erasmus+. Cuando esta no ofrece el idioma o el nivel necesarios, el apoyo lingüístico puede financiarse como coste unitario, con un apoyo reforzado para el alumnado de larga duración de ErasmusPro.

Otras partidas también pueden resultar útiles:

Visitas preparatorias: el personal puede visitar el destino con antelación para conocer a los socios y revisar la organización.
Personas acompañantes: el profesorado u otros adultos que acompañan al alumnado, sobre todo a menores o a participantes con necesidades específicas, pueden recibir apoyo de viaje e individual.
Tasas de cursos: para el personal que participa en cursos de formación estructurados en el extranjero.

Movilidades de corta y larga duración

El alumnado de FP puede realizar movilidades de corta duración, de 10 a 89 días, o movilidades de larga duración ErasmusPro, de 90 días hasta un año. Las partidas son las mismas, pero el presupuesto total varía según la duración. El apoyo individual, por ejemplo, se paga por día, mientras que el apoyo organizativo y el viaje se calculan de otra forma. Al comparar opciones, es recomendable valorar el conjunto y no una sola partida.

Consejos prácticos para planificar el presupuesto

Descargue la Guía del Programa vigente y las orientaciones de su Agencia Nacional antes de empezar, ya que las normas y tarifas se actualizan cada año.
Relacione cada servicio que necesite (alojamiento, traslados, prácticas, clases de español, actividades) con la partida que lo financia.
Opte por el viaje sostenible cuando sea viable: puede mejorar la contribución al viaje y encaja con las prioridades de Erasmus+.
Documente bien la participación, la asistencia y los resultados de aprendizaje, ya que los costes unitarios dependen de que las actividades se realicen.
Acuerde por escrito con su socio de acogida qué está incluido, para evitar sorpresas.

Entender la subvención desde el principio también le permitirá hablar con seguridad con la dirección del centro y con las familias.

Cómo le ayuda Koyot Agency

Koyot Agency colabora con centros educativos y entidades de FP de toda Europa para convertir una subvención Erasmus+ en una estancia bien organizada en Valencia. Gestionamos prácticas, familias de acogida, residencias o apartamentos, traslados y transporte local, clases de español en Koyot Academy, programas culturales y visitas profesionales, con un coordinador asignado a cada grupo. Estaremos encantados de ayudarle a ajustar el programa al presupuesto previsto. Conozca nuestros servicios de movilidad y prepare su próximo proyecto con total tranquilidad.